Calendário e e-mail
Conecte as suas contas de e-mail e calendário ao Vecta Desk para manter todo o histórico de comunicação junto aos seus registros de CRM.
Opções de conexão
Conta do Google (Gmail e Google Calendar)
- Vá para Configurações → Contas
- Clique em Adicionar conta
- Selecione Continuar com o Google
- Autorize o Vecta Desk a acessar o seu Gmail e Google Calendar
- Configure as definições de sincronização de e-mail (visibilidade, criação automática) e clique em Seguinte
- Configure as definições de sincronização do calendário (visibilidade, criação automática) e clique em Adicionar conta
- Seus e-mails e eventos de calendário começarão a sincronizar automaticamente
Conta Microsoft (Outlook e Microsoft Calendar)
- Vá para Configurações → Contas
- Clique em Adicionar conta
- Selecione Continuar com Microsoft
- Autorize o Vecta Desk a acessar o seu Outlook e Microsoft Calendar
- Configure as definições de sincronização de e-mail (visibilidade, criação automática) e clique em Seguinte
- Configure as definições de sincronização do calendário (visibilidade, criação automática) e clique em Adicionar conta
- Seus e-mails e eventos de calendário começarão a sincronizar automaticamente
Configuração IMAP/SMTP/CalDAV (outros provedores)
Para outros provedores de e-mail e calendário:
- Vá para Configurações → Contas
- Configure as definições de IMAP para sincronizar e-mails recebidos e as definições de SMTP para enviar e-mails
- Configure as definições de CalDAV para o calendário
- Teste a conexão
Várias caixas de correio
- Contas ilimitadas: conecte múltiplas contas de e-mail por usuário
- Gestão de contas: alterne entre diferentes caixas de correio
- Definições de sincronização: configure definições diferentes por caixa de correio
Apenas caixas de correio verdadeiras podem ser conectadas (por exemplo, suporte@suaempresa.com.br com a sua própria caixa de entrada). Aliases de e-mail que redirecionam para outra caixa de correio não podem ser conectados ao Vecta Desk.
Configuração de e-mail
Visibilidade da mensagem
Escolha diferentes níveis de visibilidade para os seus e-mails:
- Apenas metadados: compartilha apenas a informação básica (remetente, destinatário, data, hora)
- Assunto e metadados: compartilha a linha de assunto junto com os metadados
- Todo o conteúdo do e-mail: compartilha o conteúdo inteiro do e-mail, incluindo anexos
Criação automática de contatos
- Desativado: nenhuma criação automática de contato
- Para mensagens enviadas e recebidas: cria contatos para todas as interações de e-mail externas
- Somente para mensagens enviadas: cria contatos apenas para e-mails que você envia
- Observação: por padrão, e-mails internos (quando todos os participantes compartilham o seu domínio) não são sincronizados, para proteger a privacidade
Quando ativado, os contatos são automaticamente associados aos respectivos registros de Empresa com base no domínio de e-mail. Se a empresa ainda não existir, o Vecta Desk cria-a para você.
Sincronizando e-mails internos: o comportamento de “e-mails internos não sincronizados” é o padrão, mas pode ser desativado. A opção fica em configurações avançadas:
- Abra Configurações e ative a opção Avançado na parte inferior da página de configurações
- Vá para Geral → Segurança
- Ative a opção Sincronizar e-mails internos para incluir e-mails em que todos os participantes compartilham o mesmo domínio
Essa é uma configuração de todo o workspace (útil para organizações com domínio compartilhado).
Controle quais e-mails são sincronizados com a seleção de pastas
Controle quais pastas de e-mail sincronizam com o Vecta Desk:
- Vá para Configurações → Contas e selecione a sua conta de e-mail conectada
- Escolha quais pastas sincronizar:
- Caixa de entrada: principais e-mails recebidos
- Enviados: e-mails de saída que você enviou
- Pastas personalizadas: quaisquer pastas específicas que você deseja incluir
- Excluir pastas: pule pastas como Spam, Lixo ou pastas pessoais
Isso dá a você controle preciso sobre quais e-mails aparecem no seu CRM sem sincronizar tudo.
O que é sincronizado:
- E-mails externos: todos os e-mails com contatos externos das pastas selecionadas
- E-mails internos: não sincronizados por padrão (e-mails do mesmo domínio permanecem privados). Ative a opção Avançado na parte inferior de Configurações e, em seguida, ative Sincronizar e-mails internos em Geral → Segurança para incluí-los em todo o workspace
Nota: não existe um endereço de e-mail em cópia (CC) para sincronização seletiva. Em vez disso, use o recurso de seleção de pastas acima para conseguir o mesmo nível de controle sobre quais e-mails sincronizam com o Vecta Desk.
Configuração do calendário
Visibilidade do evento
Escolha o que ficará visível para outros usuários no seu workspace:
- Tudo: todos os detalhes do evento serão compartilhados com a sua equipe
- Metadados: apenas data e participantes serão compartilhados com a sua equipe
Criação automática de contato para reuniões
- Sim: cria contatos automaticamente para participantes de reuniões que não estão no seu CRM
- Não: apenas vincula reuniões a contatos existentes
Quando ativado, os contatos são automaticamente associados aos respectivos registros de Empresa com base no domínio de e-mail. Se a empresa ainda não existir, o Vecta Desk cria-a para você.
Controle quais eventos serão sincronizados
- Importação de reuniões: importa automaticamente eventos de calendário
- Vinculação de contatos: vincula reuniões a registros de Pessoas e Empresas
O que é sincronizado:
- Reuniões: eventos de calendário com participantes externos
- Vinculação de contatos: eventos automaticamente vinculados aos registros do CRM
- Eventos de equipe: visibilidade de calendário compartilhada
Frequência de sincronização
Atualizações a cada 5 minutos: tanto os dados de e-mail quanto os de calendário são sincronizados automaticamente a cada 5 minutos após a importação inicial.
Tempo de sincronização inicial: a sincronização do calendário é concluída rapidamente (geralmente em poucos minutos), enquanto a sincronização de e-mails leva mais tempo para caixas de correio grandes. O Vecta Desk importa e-mails a uma taxa de aproximadamente 400 mensagens por minuto (limitado pela restrição de taxa da API do Gmail), por isso uma caixa de correio com 10.000 e-mails leva cerca de 25 minutos. Não se preocupe se vir contatos de eventos do calendário aparecendo antes dos seus contatos de e-mail; isso é um comportamento normal.