Resposta automática a e-mails recebidos
Crie um fluxo de trabalho que use IA para fazer a triagem dos e-mails recebidos e enviar respostas encadeadas automaticamente.
Responda a e-mails recebidos em segundos — não em horas. Este fluxo de trabalho usa um agente de IA para filtrar o ruído (newsletters, spam, respostas automáticas) e redigir uma resposta personalizada para mensagens reais e, em seguida, enviá-la como uma resposta encadeada dentro da conversa original.
Como funciona o encadeamento de e-mails
Cada e-mail contém um cabeçalho oculto Message-ID — uma impressão digital única atribuída pelo servidor de e-mail do remetente. Quando você responde a um e-mail, seu cliente de e-mail define um cabeçalho In-Reply-To que faz referência a essa impressão digital. É assim que o Gmail, o Outlook e todos os outros clientes agrupam as mensagens em conversas.
No Vecta Desk, essa impressão digital é armazenada como headerMessageId no objeto Mensagem. Seu fluxo de trabalho obtém isso e o passa para o campo In-Reply-To da ação Enviar e-mail.
Criando o fluxo de trabalho
Etapa 1: criar um novo fluxo de trabalho
Vá para Configurações → Fluxos de trabalho e clique em + Novo fluxo de trabalho.
Etapa 2: acionar com mensagens recebidas
Escolha Quando um registro é criado e selecione Mensagens. Sempre que um e-mail chega ao Vecta Desk, isto é acionado.
Etapa 3: procurar quem enviou
Adicione uma ação Pesquisar registros. O endereço do remetente não está na própria mensagem — está no registro relacionado Participante da Mensagem.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Objeto | Participantes da Mensagem |
| Filtro | Mensagem é {{trigger.id}} |
| Filtro | Função é Remetente (From) |
| Limite | 1 |
Isso fornece o e-mail do remetente em handle e o nome dele em displayName.
Etapa 4: triagem por IA e rascunho de resposta
Adicione uma ação Agente de IA. Esta única etapa faz duas coisas: decide se o e-mail merece uma resposta e, se sim, redige uma.
Use um prompt como:
Você é um assistente de triagem de e-mails para uma equipe de vendas. Leia o
e-mail recebido a seguir e decida se ele merece uma resposta.
Assunto: {{trigger.subject}}
Corpo: {{trigger.text}}
De: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})
Se este e-mail for spam, uma newsletter, uma notificação automática ou
não precisar de uma resposta humana, responda exatamente com: SKIP
Caso contrário, escreva uma resposta curta e profissional (3 a 4 frases no
máximo) que:
- Reconheça a mensagem específica da pessoa
- Avise que alguém da equipe dará retorno em breve
- Seja cordial, mas não excessivamente informal
Responda apenas com o texto da resposta, sem linha de assunto ou saudação.O agente de IA produz sua resposta em um campo response ao qual as próximas etapas podem se referir.
Etapa 5: ramificar com base na decisão da IA
Adicione uma ação If/Else para verificar se a IA decidiu responder ou pular.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Condição | A response do agente de IA não contém SKIP |
| Se verdadeiro | Continuar para Enviar e-mail |
| Caso contrário | Não fazer nada (o fluxo de trabalho termina) |
Spam, newsletters e mensagens geradas automaticamente são descartados. Todo o restante segue para a próxima etapa.
Etapa 6: enviar uma resposta encadeada
Adicione uma ação Enviar e-mail no ramo “se verdadeiro”. Clique em Opções avançadas e depois em Adicionar In-Reply-To.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Para | {{Find Sender.first.handle}} |
| Assunto | Re: {{trigger.subject}} |
| Corpo | {{AI Triage & Draft Reply.response}} |
| In-Reply-To | {{trigger.headerMessageId}} |
O campo In-Reply-To é o que faz disso uma resposta em vez de uma nova conversa. O destinatário a vê encadeada sob o e-mail original no Gmail, Outlook ou qualquer outro cliente.
O campo In-Reply-To espera um message.headerMessageId do acionador — é a impressão digital única do e-mail, não um endereço de destinatário. Se você deixá-lo vazio, o e-mail ainda será enviado, apenas como uma mensagem independente.
O Gmail usa a linha de assunto para agrupar mensagens em conversas. O assunto deve começar com Re: (incluindo os dois-pontos e o espaço) para que o Gmail exiba a resposta dentro da conversa original. Sem isso, a resposta aparecerá como uma conversa separada — mesmo que o cabeçalho In-Reply-To esteja definido corretamente.
Etapa 7: testar e ativar
Clique em Testar e, em seguida, verifique seu cliente de e-mail. A resposta deve aparecer aninhada sob a mensagem original. Ative quando estiver satisfeito com isso.
Ideias para desenvolver
- Responder apenas a VIPs — adicione um ramo que verifique o domínio do remetente ou se ele existe como um contato no Vecta Desk.
- Roteie por intenção — use prompts separados do agente de IA para lidar com consultas de vendas de forma diferente de solicitações de suporte.
- Enriqueça antes de responder — adicione uma etapa Pesquisar registros para trazer a empresa do remetente ou o histórico de negócios para o prompt de IA, obtendo respostas mais personalizadas.