Ações de fluxo de trabalho

Saiba mais sobre as ações disponíveis nos fluxos de trabalho do Vecta Desk.

Sobre as ações

As ações definem o que acontece após um gatilho ser acionado. Você pode encadear várias ações para criar automações complexas.

• Use o seletor de variáveis (clique no ícone (x+)) para explorar os dados disponíveis de etapas anteriores.
• Passe o cursor sobre qualquer campo de entrada para ver de qual etapa uma variável vem — útil quando o mesmo campo (por exemplo, ID) existe em várias etapas anteriores.
• Dê a cada ação um nome descritivo para facilitar a manutenção.

Ações em registros

Criar um registro

Adiciona um novo registro a um objeto selecionado.

Configuração:

• Selecione o objeto alvo.
• Preencha os campos obrigatórios e opcionais.
• Use dados de etapas anteriores ou insira valores manualmente para preencher os campos.

Saída: os dados do registro recém-criado ficam disponíveis para uso em etapas subsequentes.

Atualizar registro

Modifica um registro existente em um objeto selecionado.

Configuração:

• Selecione o objeto alvo.
• Escolha o registro específico para atualizar.
  • Você pode escolher um registro fixo, usando o menu suspenso que exibe todos os registros disponíveis.
  • Ou fazer com que o registro seja selecionado dinamicamente, designando um registro encontrado em uma etapa anterior, usando o (x+). Não é possível pesquisar o registro por critérios diferentes nesta etapa. Se você ainda não identificou o registro, adicione uma etapa Pesquisar registro antes desta etapa Atualizar registro.
• Selecione campos para modificar e insira novos valores.

Saída: os dados do registro atualizado ficam disponíveis para uso em etapas subsequentes.

Excluir registro

Remove um registro de um objeto selecionado.

Configuração:

• Selecione o objeto alvo.
• Escolha o registro específico para excluir.

Saída: os dados do registro excluído permanecem disponíveis para uso em etapas subsequentes.

Pesquisar registros

Encontra registros dentro de um objeto selecionado usando condições de filtro.

Configuração:

• Selecione o objeto a pesquisar.
• Defina critérios de filtro para restringir os resultados.
• Configure ordenação e limites.

Saída: retorna registros correspondentes que podem ser usados em etapas subsequentes.

Limite: Pesquisar registros retorna no máximo 200 registros. Se precisar processar mais, adicione filtros específicos para reduzir os resultados ou use fluxos de trabalho agendados para processar em lotes.

Melhor prática: use ramificações após Pesquisar registros para lidar com os cenários “encontrado” vs. “não encontrado”.

Inserir/atualizar registro

Cria um novo registro ou atualiza um existente com base em critérios de correspondência. É útil quando você não tem certeza se um registro já existe.

Configuração:

• Selecione o objeto alvo.
• Observe quais campos podem ser usados para correspondência: e-mail para Pessoas, domínio para Empresas, ID para qualquer objeto, ou qualquer campo marcado como Único. Você precisará preencher pelo menos um deles.
• Preencha os valores dos campos. Não se esqueça de preencher pelo menos um dos identificadores únicos.

A correspondência geralmente funciona ainda melhor ao adicionar apenas um identificador único. Por exemplo, fazer a correspondência de empresas com base no domínio delas. O ID não é necessariamente obrigatório.

• Use dados de etapas anteriores para preencher os campos.

Como funciona:

1. Procura um registro que corresponda aos seus critérios.
2. Se encontrado, atualiza o registro existente.
3. Se não encontrado, cria um novo registro.

Saída: os dados do registro criado ou atualizado ficam disponíveis para uso em etapas subsequentes.

Ações de fluxo

Iterador

Percorre um array de registros retornados de uma etapa anterior, permitindo executar ações em cada registro individualmente.

Configuração:

• Selecione o array de registros de uma etapa anterior (por exemplo, resultados de Pesquisar registros, de um gatilho Manual Em massa, de um nó de código).
• Defina as ações a serem realizadas em cada registro no loop.
• Você pode adicionar várias ações dentro de um iterador.
• Ao usar ramificações dentro de um iterador, certifique-se de que a última etapa de cada ramificação se conecte de volta ao iterador para fechar o loop.
• Para usar campos do registro que está sendo processado no momento, clique na etapa Iterador e selecione Item atual. A lista de campos disponíveis desse registro será exibida e poderá ser selecionada para uso em ações subsequentes.

Filtro

Filtra registros com base em condições especificadas, permitindo que apenas os registros que atendam aos critérios passem.

Configuração:

• Selecione o registro a ser filtrado.
• Defina condições e critérios de filtro.
• Configure quais registros devem passar para as etapas subsequentes.

Saída: nós de filtro não retornam dados — eles atuam como portões. Se as condições forem atendidas, o fluxo de trabalho continua. Caso contrário, ele para nessa ramificação.

O operador IS pode ser usado com campos numéricos. Ele funciona como um EQUAL.

Atraso

Pausa a execução do fluxo de trabalho por uma duração especificada ou até uma data/hora específica.

Tipos de atraso:

Configuração para Duração:

• Defina dias, horas, minutos e/ou segundos.
• Combine várias unidades (por exemplo, 2 dias e 4 horas).

Configuração para Data programada:

• Selecione uma data e hora.
• Pode referenciar um campo de data de uma etapa anterior (por exemplo, fazer um acompanhamento 3 dias após uma reunião).

Casos de uso:

• Aguarde 24 horas antes de enviar um e-mail de acompanhamento.
• Aguarde até a data de fechamento de uma oportunidade.
• Agende ações para o horário comercial.

A data programada não pode estar no passado. Se for usado um campo de data de uma etapa anterior e a data já tiver passado, o fluxo de trabalho falhará.

Ações de comunicação

Enviar e-mail

Envia um e-mail a partir do seu fluxo de trabalho. É ótimo para e-mails de grupo com modelos. Os e-mails terão a mesma aparência dos que você envia da sua caixa de correio. Não é adequado para newsletters (que exigem formatação mais rica) ou sequências automáticas de e-mails.

Pré-requisitos: adicione uma conta de e-mail em Configurações → Contas.

Configuração:

• Selecione a conta de e-mail do remetente.

Você só pode enviar e-mails de caixas de correio sincronizadas com a sua própria conta. O envio a partir das caixas de correio de outros membros da equipe está no roadmap.

Em todas as etapas a seguir, você pode referenciar variáveis de etapas anteriores para personalização.

• Insira o endereço de e-mail do destinatário. No momento, é possível apenas um destinatário.
• Defina o assunto.
• Componha o corpo da mensagem. Você pode formatar links, criar listas numeradas, listas com marcadores e adicionar anexos.

Adicionar assinaturas em HTML não é possível no momento.

Formulário

Apresenta um formulário durante a execução do fluxo de trabalho para coletar a entrada do usuário. As respostas podem então ser usadas em etapas subsequentes para criar registros, enviar e-mails ou executar qualquer outra ação com base na entrada.

Os formulários são projetados apenas para gatilhos manuais. Para fluxos com outros gatilhos (Registro criado, atualizado, etc.), os formulários só são acessíveis via a interface de execução do fluxo de trabalho.

Configuração:

• Configure os campos que os usuários deverão preencher. Para cada campo, escolha:
  • um tipo entre texto, número, data, um determinado registro ou um campo de seleção. Campos de seleção de todos os objetos estão disponíveis.
  • um rótulo
  • um valor padrão em Placeholder (opcional)
• Edite o título do formulário.

Saída: as respostas do formulário ficam disponíveis para uso em etapas subsequentes.

Exemplo: o fluxo de trabalho “Lead rápido” está disponível por padrão em todos os espaços de trabalho, acessível em qualquer lugar pelo menu de comando Cmd + K.

Como preencher o formulário:

• Acione seu fluxo de trabalho manual a partir do menu de comando Cmd + K.
• Preencha o formulário exibido no painel lateral e clique em Enviar.

Os campos não podem ser tornados obrigatórios.

Ações de integração

Código

Executa JavaScript personalizado dentro do seu fluxo de trabalho.

Configuração:

• Acesse variáveis de etapas anteriores. Você pode editar os nomes das variáveis dinamicamente.
• Escreva o código JavaScript no editor.
• Retorne variáveis para uso em etapas subsequentes.
• Teste o código diretamente na etapa.

Se você precisar usar chaves de API externas no seu código, deverá inseri-las diretamente no corpo da função. Não é possível configurar chaves de API em outro lugar e referenciá-las na função.

Arrays de sistemas externos ou de etapas anteriores podem vir como strings. Veja Tratar arrays em ações de código para a solução.

Clique no ícone quadrado no canto superior direito do editor de código para exibi-lo em tela cheia — útil, já que a largura padrão do editor é limitada.

Requisição HTTP

Envia uma solicitação para uma API externa como parte do seu fluxo de trabalho.

Configuração:

• Insira a URL do endpoint da API. É possível usar parâmetros de etapas anteriores.
• Selecione o método HTTP (GET, POST, PUT, PATCH, DELETE).
• Adicione cabeçalhos e valores obrigatórios.
• Forneça uma resposta de amostra para visualização da estrutura.

Ações de IA

Agente de IA

Executa um agente de IA dentro do seu fluxo de trabalho para realizar tarefas inteligentes.

Configuração:

• Agente: selecione um agente de IA existente ou use o agente padrão.
• Prompt: escreva a instrução para o agente de IA.
• Referencie variáveis de etapas anteriores no prompt.

O que os agentes de IA podem fazer:

• Analisar e resumir dados.
• Classificar ou categorizar registros.
• Gerar conteúdo de texto.
• Tomar decisões com base em dados.
• Interagir com seus dados de CRM usando ferramentas.

Saída: a resposta do agente de IA fica disponível para uso em etapas subsequentes. Se o agente tiver um esquema de saída estruturado, a resposta seguirá esse formato.

Os agentes de IA respeitam permissões baseadas em funções. Você pode atribuir funções específicas aos agentes em Configurações → Membros → Funções para controlar a quais dados eles podem acessar.