Migrar de outros CRMs

Guia passo a passo para migrar os seus dados de qualquer CRM para o Vecta Desk.

Visão geral

Este guia explica como migrar os seus dados de qualquer CRM para o Vecta Desk. O processo envolve auditar os seus dados, preparar o seu espaço de trabalho no Vecta Desk, exportar do seu sistema atual e importar para o Vecta Desk.

Visualizações, fluxos de trabalho e permissões devem ser recriados manualmente após a migração. Reserve tempo para este trabalho de configuração.

Passo 1: Auditar os seus dados atuais

A migração é uma oportunidade para um novo começo. Não traga dados desnecessários.

O que manter:

• Contatos ativos e empresas ativas
• Oportunidades e negócios em aberto
• Notas e atividades importantes
• Campos personalizados que realmente utiliza

O que deixar para trás:

• Contatos desatualizados (sem atividade há mais de 2 anos)
• Registros duplicados
• Dados de teste
• Campos personalizados não utilizados

Passo 2: Mapear o seu modelo de dados

Crie um documento de mapeamento entre o seu CRM atual e o Vecta Desk:

Para cada campo, documente:

• O nome do campo de origem
• O campo de destino no Vecta Desk
• Quaisquer transformações de formato necessárias (datas, números de telefone, etc.)

Mantenha este documento de mapeamento à mão durante a importação — você irá referenciá-lo ao mapear as colunas.

Passo 3: Configure o seu espaço de trabalho no Vecta Desk

Antes de importar dados, prepare o seu espaço de trabalho no Vecta Desk.

Crie objetos e campos personalizados

1. Vá a Configurações → Modelo de dados
2. Crie todos os objetos personalizados de que necessita
3. Adicione campos personalizados a objetos padrão e personalizados
4. Configure as definições dos campos (único, obrigatório, opções de seleção, etc.)

Os campos devem existir antes da importação. A importação de CSV cria registros, não campos. Crie todos os campos personalizados em Configurações → Modelo de dados antes de importar.

Convide a sua equipe

Convide os usuários ANTES de importar dados. Se os seus dados incluírem referências a usuários (Proprietário da conta, Responsável, etc.), esses usuários devem existir no Vecta Desk antes da importação. Caso contrário, essas relações não podem ser mapeadas.

1. Vá para Configurações → Membros
2. Convide todos os membros da equipe
3. Aguarde que todos aceitem o convite
4. Verifique se todos os usuários aparecem na sua lista de Membros

Passo 4: Exporte a partir do seu CRM atual

Exporte os seus dados do seu CRM atual:

1. Procure uma função Exportar (normalmente em Configurações, Gestão de Dados ou Administração)
2. Exporte para o formato CSV sempre que possível
3. Exporte cada tipo de objeto separadamente (Empresas, Contatos, Negócios, etc.)
4. Inclua todos os campos que pretende migrar

Exporte estes objetos (nesta ordem, para referência):

1. Empresas / Contas / Organizações
2. Contatos / Pessoas
3. Negócios / Oportunidades
4. Notas e Atividades
5. Objetos personalizados

Passo 5: Limpe e formate os seus dados

Abra cada CSV exportado numa aplicação de planilha e prepare-o para o Vecta Desk.

Remova duplicados

1. Ordene pelo campo único (e-mail para Pessoas, domínio para Empresas)
2. Remova ou una linhas duplicadas
3. Verifique se não existem já duplicados no Vecta Desk

Formate os campos corretamente

O formato do domínio é crítico. Use https://dominio.com (não dominio.com nem www.dominio.com). Isto corresponde ao formato do Vecta Desk e evita duplicados quando ligar a sincronização de e-mail/calendário.

Veja Como preparar os seus arquivos CSV para requisitos completos de formatação para todos os tipos de campo.

Adicione colunas de relação

Para ligar registros (por exemplo, Pessoas a Empresas), adicione uma coluna com o identificador único do registro pai.

Exemplo: CSV de Pessoas com ligação à Empresa

firstName,lastName,email,companyDomain
João,Silva,joao@acme.com,https://acme.com
Maria,Souza,maria@widgets.co,https://widgets.co

Veja Como importar relações para instruções detalhadas sobre como ligar registros.

Atualize as referências a usuários

Se os seus dados incluírem atribuições de usuário (Proprietário, Responsável):

1. Adicione uma coluna com o e-mail do usuário (não apenas o ID dele do sistema antigo)
2. Use os mesmos endereços de e-mail que os usuários usaram para aderir ao seu espaço de trabalho no Vecta Desk

Veja Como preparar os seus arquivos CSV para o guia completo de formatação.

Passo 6: Importe para o Vecta Desk

A ordem de importação é importante. Importe sempre por esta ordem:

1. Empresas primeiro (sem dependências)
2. Pessoas em segundo (ligadas a Empresas)
3. Oportunidades em terceiro (ligadas a Empresas/Pessoas)
4. Notas e Tarefas (ligadas a registros)
5. Objetos personalizados seguindo as suas dependências

O registro pai deve existir antes de você poder referenciá-lo.

Importe cada objeto

Para cada arquivo CSV, por ordem:

1. Navegue até o objeto no Vecta Desk
2. Clique em ⋮ → Importar registros
3. Carregue o arquivo CSV
4. Mapeie as colunas para os campos:
   • Mapeie as colunas de e-mail do usuário para os campos de relação apropriados
   • Mapeie as colunas de relação (como companyDomain) para campos de relação
5. Revise e corrija quaisquer erros na interface
6. Confirme a importação
7. Verifique alguns registros antes de avançar para o arquivo seguinte

Guias detalhados:

• Como importar empresas
• Como importar contatos
• Como importar relações

Passo 7: Migrações de grande dimensão (50.000+ registros)

Para migrações de grande dimensão:

Para importações via API:

• Mais rápido e confiável para conjuntos de dados grandes
• Suporta operações em lote (até 60 registros por chamada)
• Consulte Como importar dados via API

Passo 8: Configuração pós-migração

Após importar os dados, complete a configuração do seu espaço de trabalho.

Recrie visualizações

• Configure visualizações salvas com filtros, ordenações e configurações de colunas
• Crie quaisquer visualizações kanban ou de calendário de que necessite

Recriar fluxos de trabalho

• Recrie as suas automações em Configurações → Fluxos de trabalho
• Comece pelos fluxos de trabalho mais críticos
• Teste cada um antes de confiar nele

Configure funções e permissões

• Configure as funções em Configurações → Membros → Funções
• Atribua os usuários às funções apropriadas

Ligue o e-mail e o calendário

• Cada usuário liga a sua própria conta em Configurações → Contas
• O Vecta Desk começará a sincronizar e-mails com os registros de contatos

Forme a sua equipe

• Percorram juntos a nova interface
• Documente quaisquer processos específicos da equipe

Problemas comuns e soluções

Consulte Como corrigir erros de importação para passos detalhados de resolução de problemas.

Lista de verificação pós-migração

Integridade dos dados

• Todos os registros importados (compare contagens com o sistema de origem)
• Relações a funcionar corretamente (Pessoas ligadas a Empresas)
• Atribuições de usuário mapeadas corretamente (Proprietário, Responsável)
• Campos personalizados preenchidos
• Sem duplicados inesperados

Configuração

• Visualizações recriadas
• Fluxos de trabalho recriados e testados
• Funções e permissões configuradas
• Sincronização de e-mail/calendário ligada

Preparação da equipe

• Equipe formada no novo sistema
• Plano de acesso ao CRM antigo decidido (manter para referência? Quando desativar?)

Perguntas frequentes

Posso migrar fluxos de trabalho automaticamente?

De momento, não. Os fluxos de trabalho devem ser recriados manualmente no Vecta Desk.

E quanto aos anexos de arquivos?

Os anexos de arquivos não estão incluídos nas exportações CSV. Você terá de voltar a carregá-los manualmente ou migrá-los via API.

Posso manter ambos os sistemas a funcionar durante a migração?

Sim, recomendamos manter o seu CRM antigo a funcionar até verificar que a migração está concluída. Apenas tenha cuidado para não criar novos dados em ambos os locais.

Quanto tempo demora normalmente a migração?

Depende do volume e da complexidade dos dados. Migrações pequenas (menos de 10.000 registros) podem ser feitas em poucas horas. Migrações grandes podem demorar vários dias, incluindo limpeza de dados e testes.