Gatilhos de fluxo de trabalho

Conheça os diferentes gatilhos que iniciam os seus fluxos de trabalho.

Sobre os gatilhos

Os fluxos de trabalho sempre começam com um único gatilho, que define quando a automação deve ser executada.

Objetos avançados são suportados. Além dos objetos padrão de CRM (Pessoas, Empresas, Oportunidades), você também pode acionar fluxos de trabalho e executar ações em:

• Membros do espaço de trabalho
• Eventos de calendário
• Mensagens (e-mails)
• Tarefas, Notas e muitos outros objetos do sistema

Isso possibilita automações poderosas, como notificar membros da equipe quando eventos de calendário são criados ou processar automaticamente e-mails recebidos.

Registro é criado

Inicia o fluxo de trabalho quando um novo registro é criado em um objeto selecionado (Pessoas, Empresas, Oportunidades ou qualquer objeto personalizado).

Configuração: selecione o tipo de objeto para monitorar novos registros.

• Este gatilho é ótimo para registros criados por CSV, sincronização de caixa de correio e calendário, ou API.
• Não é recomendado para registros criados manualmente: com este gatilho, os fluxos de trabalho começam assim que o registro é criado. Como a interface do Vecta Desk salva automaticamente em tempo real (não há um modo de edição separado seguido de validação para salvar), o fluxo de trabalho será acionado antes de o usuário preencher todos os campos. Para acionar em registros criados manualmente, recomenda-se usar o gatilho Registro é criado ou atualizado.

Registro é atualizado

Inicia o fluxo de trabalho quando alterações são feitas em um registro existente.

Configuração:

• Selecione o tipo de objeto.
• Opcionalmente, especifique quais campos monitorar para alterações.

Registro é criado ou atualizado

Inicia o fluxo de trabalho quando um registro é criado ou atualizado em um objeto selecionado.

Por que isso é importante: este gatilho é especialmente útil porque registros criados por métodos diferentes se comportam de maneira diferente:

• Importações API/CSV: registros são criados com todos os campos preenchidos imediatamente.
• Criação manual: registros são criados primeiro, e os campos são adicionados em atualizações subsequentes.

Configuração:

• Selecione o tipo de objeto para monitorar.
• Opcionalmente, especifique quais campos monitorar para alterações.
• O fluxo de trabalho será acionado tanto na criação inicial quanto em quaisquer atualizações subsequentes.

Registro é excluído

Inicia o fluxo de trabalho quando um registro é removido de um objeto.

Configuração: selecione o tipo de objeto para monitorar exclusões.

Gatilho manual

Inicia o fluxo de trabalho quando acionado por uma ação do usuário. Este gatilho pode ser acessado pelo menu Cmd + K ou por um botão personalizado que aparece na barra de navegação superior após selecionar um ou mais registros.

Configuração de disponibilidade: escolha como o fluxo de trabalho deve lidar com a seleção de registros:

• Global: nenhum registro é necessário para acionar este fluxo de trabalho. Ele é acionado a partir do menu de comando Cmd + K em qualquer lugar (de qualquer objeto) e não usa registros como entrada.
• Único: o(s) registro(s) selecionado(s) será(ão) passado(s) para o seu fluxo de trabalho. É configurado para um determinado objeto. Vários registros podem ser selecionados antes de acionar o fluxo. O fluxo de trabalho será executado do início ao fim tantas vezes quanto houver registros selecionados. Limite flexível: 100 execuções/minuto. Além disso, os fluxos permanecem com status “Não iniciado” e são processados gradualmente, seja por uma tarefa em segundo plano ou quando outro fluxo entra na fila. Você pode selecionar mais de 100 registros com um gatilho único; a execução será apenas mais lenta.
• Em massa: o(s) registro(s) selecionado(s) será(ão) passado(s) para o seu fluxo de trabalho. É configurado para um determinado objeto. Vários registros podem ser selecionados antes de acionar o fluxo. O fluxo de trabalho será executado uma vez, fornecendo a lista completa de registros como entrada. Isso significa que o fluxo precisa conter uma ação de iterador.

Essa opção é mais avançada e melhor para quem deseja otimizar o número de execuções de fluxo de trabalho.

Configuração adicional:

• Selecione o objeto alvo (para disponibilidade Única e Em massa).
• Escolha um ícone de comando para acionar o fluxo de trabalho.
• Configure o local na barra de navegação (Fixado ou Não fixado).

Métodos de acesso:

• Menu Cmd + K para encontrar e iniciar fluxos de trabalho manuais.
• Botão personalizado na barra de navegação superior (se configurado).

Gatilho baseado em tempo: agendamento

Inicia o fluxo de trabalho em uma base recorrente que você define.

Configuração:

• Selecione a unidade de tempo (minutos, horas, dias).
• Insira um valor ou utilize expressões cron personalizadas para agendamentos avançados.

Fuso horário: fluxos de trabalho agendados são executados em UTC. Ao definir horários para agendamentos diários, converta seu horário local para UTC.

Gatilho externo: webhook

Inicia o fluxo de trabalho quando uma solicitação GET ou POST é recebida de um serviço externo.

Configuração:

• O fluxo de trabalho fornece uma URL de webhook exclusiva — copie-a e adicione-a ao seu sistema externo como o endpoint a ser chamado.
• Para requisições POST, defina a estrutura de corpo esperada para que o Vecta Desk saiba quais dados esperar. Adicione aqui os campos que você receberá e que serão necessários nas etapas seguintes do seu fluxo.
• Configure a autenticação (em breve).

Escolhendo o gatilho correto