Modelo de dados

Saiba o que é um modelo de dados e como projetar um que se ajuste ao seu negócio.

O que é um modelo de dados?

Um modelo de dados é a estrutura que define como as informações são organizadas no seu CRM. Pense nele como a planta dos dados dos seus clientes — você o projeta uma vez e depois o preenche com seus dados reais.

Conceitos principais

Objetos

Objetos são as principais categorias de dados no seu CRM. Cada objeto representa um tipo de coisa que você quer acompanhar. O Vecta Desk vem com objetos padrão:

• Pessoas — indivíduos (contatos, leads, parceiros)
• Empresas — organizações
• Oportunidades — negócios ou vendas
• Notas — notas anexadas aos registros
• Tarefas — afazeres vinculados aos registros

Você também pode criar objetos personalizados para qualquer coisa específica do seu negócio (por exemplo, Projetos, Assinaturas, Produtos).

Campos

Campos são as propriedades ou atributos que descrevem cada objeto. Eles armazenam as informações reais. Por exemplo, o objeto Pessoas tem campos como:

• Nome
• E-mail
• Telefone
• Cargo
• Empresa (uma relação com o objeto Empresas)

Os campos têm diferentes tipos: texto, número, data, seleção, seleção múltipla, relação e muito mais. Você pode adicionar campos personalizados a qualquer objeto.

Registros

Registros são as entradas individuais dentro de um objeto — os dados reais que você cria e gerencia. Por exemplo:

• “João Silva” é um registro no objeto Pessoas
• “Loja Aurora” é um registro no objeto Empresas

Uma analogia:

Você projeta o modelo de dados (objetos + campos) uma vez e, em seguida, cria muitos registros dentro dessa estrutura.

Por que personalizar seu modelo de dados?

Cada empresa trabalha de maneira diferente. Personalizar seu modelo de dados significa que você pode moldar o Vecta Desk em torno dos seus processos, em vez de forçar os seus a caber em um sistema rígido. O Vecta Desk oferece total flexibilidade:

• Crie quantos objetos personalizados precisar
• Adicione um número ilimitado de campos personalizados

Dicas para projetar seu modelo de dados

1. Comece com seus objetos principais

Identifique os principais conceitos com os quais você trabalha. O Vecta Desk já oferece:

• Pessoas — seus contatos
• Empresas — suas contas
• Oportunidades — seus negócios

Pense no que mais você pode precisar:

• Uma operação de assinaturas precisaria de um objeto Assinaturas
• Uma assistência técnica precisaria de um objeto Ordens de Serviço
• Uma loja precisaria de um objeto Produtos

2. Use campos para variações, não novos objetos

Se algo for apenas uma característica de um objeto existente, faça dele um campo. Use campos para:

• Categorias e rótulos (por exemplo, Setor para Empresas)
• Valores de status (por exemplo, Etapa para Oportunidades)
• Atributos e propriedades

3. Crie um objeto quando ele se sustentar por si só

Se o conceito tem seu próprio ciclo de vida, propriedades ou relacionamentos, ele merece um objeto. Crie um objeto para:

• Projetos — têm prazos, responsáveis e tarefas
• Assinaturas — conectam empresas, produtos e faturas
• Eventos — envolvem participantes e ações de acompanhamento

Estes vão além de um único campo, pois carregam seus próprios dados e relações.

4. Crie um objeto quando os registros forem em quantidade indefinida

Se algo puder ser vinculado várias vezes e você não souber quantas vezes, use um objeto.

Abordagem ruim: criar campos como Produto 1, Produto 2, Produto 3…

Boa abordagem: crie um objeto Produtos e relacione-o aos registros. Dessa forma, você pode suportar um, dois ou cem produtos sem alterar seu modelo.

5. Mantenha simples no início

Comece pelos campos. Passe para novos objetos apenas quando perceber as limitações:

• Muitos campos em um único objeto
• Registros repetidos que deveriam ser separados
• Relacionamentos que não se encaixam bem

Nota especial sobre Pessoas, Empresas e Oportunidades

A sincronização de e-mail e calendário funciona apenas com Pessoas, Empresas e Oportunidades. Estes são os únicos objetos nos quais você pode acessar e-mails e reuniões sincronizados da sua caixa de entrada/calendário. Recomendamos usá-los o máximo possível.

Melhores práticas:

• Se você precisar de categorias de Pessoas, use campos (não novos objetos)
• Exemplo: use um campo Tipo de Pessoa com os valores “Prospecto” e “Parceiro” em vez de criar objetos separados
• Crie exibições diferentes para filtrar: uma mostrando parceiros, outra mostrando prospectos

Não há problema em ter campos que não se apliquem a todos os registros. Por exemplo, um campo Link de Indicação em Pessoas que só se aplica quando Tipo de Pessoa = Parceiro. Oculte esse campo das exibições onde ele não for relevante.

Perguntas para guiar sua escolha

Pergunte a si mesmo:

• É apenas uma propriedade de algo que já tenho, ou precisa ter suas próprias propriedades?
• Alguma vez precisarei acompanhar vários desses por registro, sem saber quantos de antemão?
• Este conceito se conecta a vários objetos diferentes, não apenas a um?
• Terá seu próprio ciclo de vida (estágios, datas de início/fim)?

Se a resposta for “sim” para uma ou mais dessas, provavelmente é hora de um novo objeto.

Acessando seu modelo de dados

1. Acesse Configurações na barra lateral esquerda
2. Clique em Modelo de Dados
3. Veja todos os seus objetos (padrões e personalizados)
4. Clique em qualquer objeto para ver e editar seus campos

Não vê o Modelo de Dados em Configurações? O acesso ao modelo de dados é geralmente restrito apenas aos administradores. Entre em contato com o administrador do seu espaço de trabalho se precisar de acesso.

Próximos passos

Depois de planejar seu modelo de dados:

• Como criar objetos personalizados
• Como criar campos personalizados
• Como criar campos de relação